Fuif Checklist

  Reset

 

Hier komt de inleiding over fuiven! VEEL FUIFPLEZIER!

hIER EVENTUEEL EEN KORT WORDJE VAN fERNAND,

 

6 MAAND VOORAF

    • Voor kleinere zaaltjes is 6 maanden vooraf vaak voldoende, maar grote zalen, weiden en tenten reserveer je best nog vroeger.

    • Als er geen 'afstand van verhaal' is opgenomen in het huurcontract en in de verzekeringspolis van de uitbater.

    • Elk evenement kan je best melden aan de stad. Zo is men op de hoogte van alle activiteiten en kan men jouw evenement opnemen in de activiteitenkalender. Dit kan je doen via evenement@geraardsbergen.be

    • Als je fuif doorgaat in openlucht, een tent of een zaal zonder milieuvergunning dan dien je hiervoor een aanvraag te doen bij de stad.

    • Hou rekening met/vraag naar: de kostprijs of uitkoopsom, speelduur en het materiaal dat je als organisator moet voorzien

    • Je plan dit best aan het einde van een nieuw kalenderjaar of bij de start van een nieuw jaar. Dan beschikt een firma over haar volle sponsorbudget.

    • Als je een tent- of openlucht fuif geeft, denk dan aan elektriciteitstoevoer, frigo's, water, verwarming, toog, podiumstukken. Noot: Werk je al jaren met dezelfde leveranciers, dan is 6 maanden vooraf voldoende. Anders breng je dit best nog wat eerder in orde.

    • Als je kiest voor affiches groter dan 1 m²: aanvraag registratienummer affichetaks (kan ook via de drukker).

4 MAAND VOORAF

    • Naast je hoofdsponsors kan je ook enkele kleinere sponsors aantrekken (<250 euro).

    • Affiches, flyers, T-shirts voor medewerkers, toegangskaarten, website,... Offertes voor drukwerk opvragen en promoplan opmaken.

3 MAAND VOORAF

    • Bij de uitleendienst van stad en provincie kan je allerlei materiaal gratis of goedkoop ontlenen. Doe je aanvraag tijdig.

    • Affiches verdelen in cafés, winkels, jeugdhuizen...

    • Nagaan bij de gemeente wat de procedure is voor aanplakking en voor borden langs de weg.

    • Mails, website,...

    • Je moet beslissen of je met vrijwilligers, een firma of beiden werkt voor de security op je fuif.

    • Als je met een eigen brouwer mag werkt: drank en snacks, (herbruikbare) bekers, tapinstallatie, extra frigo's ... bestellen.

2 MAAND VOORAF

    • Affiches ophangen op plaatsen waar veel jongeren komen en op openbare plakplaatsen.

    • Verdeel je tickets over de voorverkoopadressen en medewerkers

    • Stel een briefje op waarin je aan de buurtbewoners van de fuiflocatie je plannen uitlegt. Altijd handig als je ook contact gegevens kan meegeven.

    • Als er een sluitingsuur is in de gemeente, een verlenging aanvragen.

    • Voor op de fuif zelf + opkuis, extra helpers, verspreiden affiches en flyers...

    • soundcheck, speel(d)uur, vervoer, maaltijden, reservering overnachtingsplaats,...

    • Ga na welke verzekeringen verplicht en interessant zijn en ze afsluiten: burgerlijke aansprakelijkheid, contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico's,...

1 MAAND VOORAF

    • Billijke vergoeding aanvragen

    • Tweede plak- en flyerronde.

3 WEKEN VOORAF

    • Taakverdeling, inclusief voor opkuis, opstellen en verspreiden naar de medewerkers en bijkomende zoektocht medewerkers indien nodig.

    • Hoe reageren bij welke problemen (inclusief namen).

    • Aan politie, brandweer en gemeente.

MINDER DAN 1 WEEK VOORAF

    • Bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren en waar de inkom is

DE DAG ZELF

    • (herbruikbare) bekers, afwasmiddel, bonnetjes, bonnetjesdoos, aftrekkers, stempel, kassa,...

    • Discobar, lichtinstallatie, ander materiaal ophalen of laten leveren

    • Samen met gasten- en medewerkerslijst en kassa met wisselgeld

    • Algemene afspraken, taken/werklijst en opkuisregeling overlopen

NA DE FUIF

    • Zaal, DJ, installatie, podium, nadarhekken, tent, P.A., groep(en), drank, schade, tapinstallatie, drukwerk, SABAM,...

    • Evaluatie met de organisatoren en evaluatie met politie en gemeentebestuur